Как правильно оформить
отчетность
по грантам
Библиотекам
Подготовка отчетов — деятельность, с которой знакомы многие государственные организации, в том числе библиотеки. И если многие сотрудники библиотеки уже спокойно относятся к годовым отчетам о проделанной работе и о ее результативности, то с отчетами по полученным грантам знакомы не все.
Быть может, в этом кроется причина нерешительности некоторых библиотек при участии в грантовых конкурсах и различных программах: получить грант — полдела; часто за него еще необходимо отчитаться.
Как это сделать и какие документы подготовить? На эти вопросы отвечаем в сегодняшней статье.
Быть может, в этом кроется причина нерешительности некоторых библиотек при участии в грантовых конкурсах и различных программах: получить грант — полдела; часто за него еще необходимо отчитаться.
Как это сделать и какие документы подготовить? На эти вопросы отвечаем в сегодняшней статье.
Вспомним о грантах
Что такое грант? Грант — это деньги, которые могут получить физические и юридические лица от различных фондов.
Выделение гранта обычно происходит на конкурсной основе. Участники конкурса на средства гранта достигают поставленные цели, например проводят исследования, пишут книги, работают над социальными и культурными проектами и др.
Получение грантов для таких организаций, как библиотеки, особенно важно: часто только с грантовыми выплатами работники подобных учреждений получают приемлемые зарплаты. Кроме того, бюджетные расходы на культуру и образование в России несоизмеримо малы в сравнении с другими статьями расходов: так, по данным Минфина, за прошлый год в госбюджете России 14,6% бюджета было выделено на нацоборону, 24,5% на соцполитику и только 0,6% на культуру.
Поэтому получение таких надбавок с грантов в интересах самой библиотеки, которая, увы, часто должна сама активно искать средства для своей деятельности.
Мы уже писали о подобных инициативах: ЛаЛаЛань регулярно делится интересными и полезными материалами о грантах и конкурсах. Узнать чуть больше о грантах в академической и библиотечной среде вы можете здесь:
Что такое грант? Грант — это деньги, которые могут получить физические и юридические лица от различных фондов.
Выделение гранта обычно происходит на конкурсной основе. Участники конкурса на средства гранта достигают поставленные цели, например проводят исследования, пишут книги, работают над социальными и культурными проектами и др.
Получение грантов для таких организаций, как библиотеки, особенно важно: часто только с грантовыми выплатами работники подобных учреждений получают приемлемые зарплаты. Кроме того, бюджетные расходы на культуру и образование в России несоизмеримо малы в сравнении с другими статьями расходов: так, по данным Минфина, за прошлый год в госбюджете России 14,6% бюджета было выделено на нацоборону, 24,5% на соцполитику и только 0,6% на культуру.
Поэтому получение таких надбавок с грантов в интересах самой библиотеки, которая, увы, часто должна сама активно искать средства для своей деятельности.
Мы уже писали о подобных инициативах: ЛаЛаЛань регулярно делится интересными и полезными материалами о грантах и конкурсах. Узнать чуть больше о грантах в академической и библиотечной среде вы можете здесь:
Конкурсов для библиотек довольно много, не всегда лишь получается вовремя о них узнать и собрать требуемый пакет документов. Перечислим несколько грантовых конкурсов, которые стоит держать на примете:
Благотворительный конкурс от фонда Михаила Прохорова. Максимальный размер гранта — 300 тыс. рублей.
Конкурс для некоммерческих организаций. Заявку можно подать от библиотеки или, например, от профсоюза библиотечных работников. Средний размер гранта — 2 млн рублей.
Гранты получают проекты, посвященные русскому языку и его популяризации.
Благотворительный конкурс от фонда Михаила Прохорова. Максимальный размер гранта — 300 тыс. рублей.
Конкурс для некоммерческих организаций. Заявку можно подать от библиотеки или, например, от профсоюза библиотечных работников. Средний размер гранта — 2 млн рублей.
Гранты получают проекты, посвященные русскому языку и его популяризации.
- Профессиональные конкурсы.
Предположим, что подходящий конкурс найден и грант получен…
Что дальше?
Дальше стоит узнать о промежуточной и итоговой отчетности перед фондом. Нужно ли вам отчитываться и в какой форме? Ответы на эти вопросы обязательно стоит получить от представителей фонда как можно раньше.
В договоре с фондом указана периодичность представления отчетов. В целом выделяют промежуточную и итоговую отчетность, сроки промежуточных и заключительных этапов определяются также индивидуально.
Структура промежуточных и итоговых отчетов схожа и включает в себя однотипные элементы. Разница в объеме самой работы и представленных в ней сведений: итоговый отчет ожидаемо больше. А еще он точнее: к моменту представления итогового отчета обычно все сметы подбиты, цифры приобрели определенные показатели, ясно видны результаты проведенной работы и потраченные ресурсы.
Что дальше?
Дальше стоит узнать о промежуточной и итоговой отчетности перед фондом. Нужно ли вам отчитываться и в какой форме? Ответы на эти вопросы обязательно стоит получить от представителей фонда как можно раньше.
В договоре с фондом указана периодичность представления отчетов. В целом выделяют промежуточную и итоговую отчетность, сроки промежуточных и заключительных этапов определяются также индивидуально.
Структура промежуточных и итоговых отчетов схожа и включает в себя однотипные элементы. Разница в объеме самой работы и представленных в ней сведений: итоговый отчет ожидаемо больше. А еще он точнее: к моменту представления итогового отчета обычно все сметы подбиты, цифры приобрели определенные показатели, ясно видны результаты проведенной работы и потраченные ресурсы.
Что отразить в отчете?
Структуру отчета и образец заполнения документа обычно также можно попросить в грантовом фонде.
В целом можно ориентироваться на предоставление следующих данных.
В шапке/на титульном листе обязательно укажите:
Структуру отчета и образец заполнения документа обычно также можно попросить в грантовом фонде.
В целом можно ориентироваться на предоставление следующих данных.
В шапке/на титульном листе обязательно укажите:
- полное наименование организации грантополучателя;
- название проекта, на который выделен грант;
- номер гранта;
- продолжительность действия гранта;
- отчетный период, за который приводятся данные;
- контактную информацию грантополучателя.
Далее в свободной форме приводится основная часть отчета. Что стоит в ней отразить?
Пункты 6 и 7 удобно выносить в отдельное приложение к отчету или раскрывать их в приложении более подробно.
В приложении также можно привести все данные, которые имеются на съемных носителях, ксерокопии докладов, выступлений, записи аудио и видео, а также подробные финансовые расходы: сколько было получено за отчетный период, сколько денег и на какие нужды было потрачено, сколько денег осталось.
- Перечислите задачи, которые стояли перед проектом.
- Расскажите о реализации проекта с указанием даты и места проведения мероприятий.
- Упомяните о количестве участников проекта, об организациях-партнерах, их значении в достижении поставленных целей, денежном и материальном вкладе.
- Если в проекте библиотеки были задействованы различные культурные, социальные, образовательные мероприятия, опишите подробно их программу, цели, достигнутые результаты, количество участников.
- Дополните отчет фактической информацией: документы, фотографии, статистика, аудио- и видеоматериалы, записи из книги отзывов и пр.
- Приведите отчет о рекламной и просветительской кампании по продвижению библиотеки: вырезки из газет, скриншоты с сайтов, ссылки на записи теле- и радиопередач, ссылки на анонсы в соцсетях.
- Поскольку отчет описывает выполненную работу, а в процессе что-то могло измениться в сравнении с первоначальным планом, укажите, что и почему изменилось, от чего пришлось отказаться, чем пришлось дополнить первоначальный проект.
- Не забывайте о корреляции целей, указанных в первоначальном плане, и полученных итогов: по каждой задаче должен быть какой-то результат (лучше, конечно, когда он положительный).
Пункты 6 и 7 удобно выносить в отдельное приложение к отчету или раскрывать их в приложении более подробно.
В приложении также можно привести все данные, которые имеются на съемных носителях, ксерокопии докладов, выступлений, записи аудио и видео, а также подробные финансовые расходы: сколько было получено за отчетный период, сколько денег и на какие нужды было потрачено, сколько денег осталось.
Финансовые расходы
Упомянутый выше пункт, возможно, один из самых сложных для библиотеки, поскольку это полноценная бухгалтерская деятельность, которая требует внимательности и последовательности на всех этапах использования грантовых средств.
Какие документы могут понадобиться для этой части отчета?
1. Финансовый отчет по утвержденной форме.
2. Реестр приложений к финансовому отчету.
3. Сами приложения к финансовому отчету, куда входят заверенные копии следующих документов:
1) По статье Расходы на оплату труда штатных работников:
1.1. Фонд оплаты труда.
— Расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы.
— Платежные поручения.
1.2. Страховые взносы с фонда оплаты труда.
— Платежные поручения.
1.3. Расходы на проведение работ, оплату услуг.
— Договор.
— Акт выполненных работ.
— Счет-фактура.
— Документ, подтверждающий платеж.
1.4. Расходы на канцелярские товары и т. д.
— Договор.
— Товарная накладная.
— Документ, подтверждающий оплату.
1.5. Расходы на финансово-организационное сопровождение гранта.
— Бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером и заверенная печатью организации.
Если проект библиотеки, на который получен грант, предполагает поездки, командировки и прочие перемещения, то к отчету можно приложить и билеты.
Кстати, обратите внимание, что подобный пакет документов для отчета по использованию средств гранта может стать основой и для отчетов по грантам РФФИ — Российского фонда фундаментальных исследований. Поэтому данный перечень может быть полезен и вашим коллегам-преподавателям, которые получают гранты на научные изыскания.
В любом случае, разумеется, самую подробную и точную консультацию по отчетности вы получите от специалистов грантового фонда. Главное — заранее примерно представлять объем необходимой работы и не пугаться его, ведь возможности для развития вашей библиотеки, которые вы получаете вместе с грантом, абсолютно точно стоят потраченных усилий на подготовку документов.
Упомянутый выше пункт, возможно, один из самых сложных для библиотеки, поскольку это полноценная бухгалтерская деятельность, которая требует внимательности и последовательности на всех этапах использования грантовых средств.
Какие документы могут понадобиться для этой части отчета?
1. Финансовый отчет по утвержденной форме.
2. Реестр приложений к финансовому отчету.
3. Сами приложения к финансовому отчету, куда входят заверенные копии следующих документов:
1) По статье Расходы на оплату труда штатных работников:
1.1. Фонд оплаты труда.
— Расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы.
— Платежные поручения.
1.2. Страховые взносы с фонда оплаты труда.
— Платежные поручения.
1.3. Расходы на проведение работ, оплату услуг.
— Договор.
— Акт выполненных работ.
— Счет-фактура.
— Документ, подтверждающий платеж.
1.4. Расходы на канцелярские товары и т. д.
— Договор.
— Товарная накладная.
— Документ, подтверждающий оплату.
1.5. Расходы на финансово-организационное сопровождение гранта.
— Бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером и заверенная печатью организации.
Если проект библиотеки, на который получен грант, предполагает поездки, командировки и прочие перемещения, то к отчету можно приложить и билеты.
Кстати, обратите внимание, что подобный пакет документов для отчета по использованию средств гранта может стать основой и для отчетов по грантам РФФИ — Российского фонда фундаментальных исследований. Поэтому данный перечень может быть полезен и вашим коллегам-преподавателям, которые получают гранты на научные изыскания.
В любом случае, разумеется, самую подробную и точную консультацию по отчетности вы получите от специалистов грантового фонда. Главное — заранее примерно представлять объем необходимой работы и не пугаться его, ведь возможности для развития вашей библиотеки, которые вы получаете вместе с грантом, абсолютно точно стоят потраченных усилий на подготовку документов.
Понравился ли Вам материал?