Документация библиотеки: виды отчетов и методические рекомендации

В библиотеке хранится несколько видов учетной документации. Приведем в пример список наиболее необходимых документов, а также методические рекомендации по их ведению.

Основные документы по учету подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности. Главные требования к учету библиотечного фонда следующие:

• полнота и достоверность информации;
• документированное оформление каждого поступления и выбытия;
• оперативность;
• совместимость традиционной и автоматизированной форм учета.

Учету подлежат все документы независимо от вида носителя.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения, это уникальные, раритетные, коллекционные издания.

Для документов длительного хранения продолжительность хранения определяется их состоянием или пользовательским спросом.

Документы временного хранения находятся в фондах в среднем от 1 до 5 лет. 

Библиотеки самостоятельно определяют сроки хранения, в соответствии со своим уставом или положением. 

Общие документы

Библиотечное обслуживание читателей регламентируется рядом документов, основными из которых являются: 

• устав учреждения,
• правила пользования библиотекой,
• коллективный договор,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• политика конфиденциальности персональных данных,
• положение о системе независимой оценки качества деятельности,
• положение об оказании платных услуг,
• положение о порядке и правилах работы с персональным компьютером в библиотеке,
• инструкция по работе с персональными данными пользователей,
• инструкция о мерах пожарной безопасности в библиотеке,
• инструкция по охране труда для библиотекаря и другие.

Библиотека располагает сводом локальных документов, которые регулируют деятельность каждого ее направления работы. Например, соглашение о сотрудничестве или лицензионный договор, положение о сайте или о деятельности библиотеки в соцсетях, порядок копирования. Также положения готовят при организации клубов, конкурсов, мероприятий. 

Важная часть бюрократической системы — это регламент трудовых взаимоотношений внутри библиотеки: штатная численность учреждения, оплата и стимулирование труда, разрешение трудовых конфликтов. 

К таким документам относят трудовой договор, кодекс этики и служебного поведения работников, положение о системе повышения квалификации кадров и порядке проведения аттестации. У каждого специалиста также есть своя должностная инструкция.

Учет основного фонда

Суммарный учет фондов ведется в соответствующей книге, которая включает данные о поступлениях в фонд, выбытии из него и результаты этого движения.

Также к регистрам суммарного учета документов относят листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал.

Библиотекам, которые комплектуют электронные сетевые документы,
рекомендуют вести регистры суммарного учета отдельно: для документов на физических носителях, для сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов.

Помимо суммарного учета есть индивидуальный. Его оформляют в виде инвентарной книги с пронумерованными страницами.

Суммарный и индивидуальный учет ведут подразделения библиотеки, которые отвечают за комплектование фонда, а также хранение и
использование частей общего фонда.

Документы по организации СПА

Справочно-поисковый аппарат (СПА) необходим для выполнения
информационных запросов читателей. Основой поиска являются каталоги, в том числе электронный, и картотеки. Правила их использования прописаны в следующих документах: Паспорте генерального алфавитного каталога, систематического и электронного каталогов, Положении о системе справочно-библиографического обслуживании, о системе каталогов и картотек.

Учетные документы по работе с читателями

К ним относятся годовой и месячные планы работы, а также статистический отчет по форме 6-НК работы за год.

Рекомендуем также к прочтению статью «Годовой отчет о работе библиотеки: нормы и правила составления».