ЛаЛаЛань

Залог за редкие и ценные издания:
как оформить и учесть



Библиотекам

Наверняка для активных пользователей библиотечных услуг не секрет, что они могут взять редкую литературу под залог. Залог рассматривается как гарантия того, что пользователь вернет книгу вовремя в целости и сохранности. Общие положения о залоге определены Гражданском Кодексе (глава 23), а также Федеральном законе № 78.
Денежный залог вводится для того, чтобы обеспечить сохранность фонда библиотеки. Здесь стоит сделать небольшую ремарку: использование залога не рассматривается как платная услуга, предоставляемая библиотекой.

Чтобы библиотека могла взимать залог за выдачу редких и ценных документов, ей нужно установить специальные правила, которые будет отражены в ее уставе. Условия, касающиеся как принятия, так и возврата залога должны быть записаны в локальном нормативном документе. Они могут иметь разные названия, но суть всегда одна. Примеры названий: правила выдачи документов из библиотечного фонда под залог, правила взимания денежного залога.

Рассмотрим случаи, при которых взимается залог:
  • выдача документов из фонда на дом в нерабочие часы постоянным читателям (сюда относится время с момента конца рабочего дня до начала следующего дня, а также в праздничные, выходные и санитарные дни);
  • выдача ценных изданий из фонда читателям, которые не имеют постоянной регистрации по месту нахождения библиотеки, а также тем, у кого нет документов для оформления читательского формуляра, и лицам с задолженностями перед библиотекой;
  • выдача изданий из залогового фонда.
Залоговый фонд в библиотеке формируется, чтобы оперативно удовлетворять спрос на различные издания: учебные, художественные, научные.
Количество документов, которые выдаются под залог, определяет библиотекарь. Взять ценную и редкую литературу может любой пользователь библиотеки, достигший 14-летнего возраста. 

Отметим, что действует запрет на выдачу под залог антикварных изданий, редких произведений печати, литературу из других библиотечных учреждений.

Как устанавливается размер залога
Этот вопрос регулируется в индивидуальном порядке каждой библиотекой. Важно следующее: размер залога не должен быть ниже стоимости издания по рынку.
Для новых книг, которые были куплены в текущем году, сумма залога выше номинальной стоимости в 1,5 раза, для старых – выше в 2–10 раз. Сумма денежного залога определяется при выдаче книг библиотекарями. Администрация библиотеки устанавливает примерные цены для выдачи изданий, которые поступили в библиотеку без указания цены. 

Как оформить выдачу изданий под залог
Выдача осуществляется на основании договора, который заключается между читателем и библиотекой. Есть также и другой вариант: читатель должен написать заявление на имя директора библиотеки с просьбой выдать ему определенное издание под залог.
В самом договоре или заявлении фиксируется:
  • наименование издания;
  • срок, в который это издание должно быть возвращено в библиотеку;
  • сумма вносимого залога.  
В документе обязательно проставляются подписи сторон, без этого документ недействителен. Один экземпляр выдается на руки читателю, другой остается у библиотекаря. Вся информация о читателе, в том числе из договора, записывается в книге учета движения денежных средств, которые были получены в качестве залога. В этой же книге проставляются подписи читателя и библиотекаря и дата внесения первым залога. В читательском формуляре также делается запись о выданных книгах, в нем указывается сумма и сроки возврата.

Принятые залоговые средства должны храниться в сейфе для сохранности. Рассмотрим существующие варианты приема залога:
  • библиотекарь, выдающий литературу, принимает залог, при этом деньги будут храниться у него же в сейфе;
  • читатель вносит сумму залога в кассу библиотеки, при этом деньги хранятся в сейфе у кассира.
Более правильный вариант хранения залога у кассира, поскольку он является материально ответственным лицом и в его компетенциях производятся такие операции. С точки зрения безопасности второй вариант хранения залога также лучше, так как помещения кассы специально защищены в отличие от библиотекарского сейфа.
После того, как читатель внес залоговую сумму за издание, ему выдается квитанция. Внесенную сумму запрещается тратить, так как ее необходимо будет вернуть читателю, когда тот отдаст книги.
Как происходит возврат залога с учетом штрафов
Если читатель возвращает издание с нарушением сроков или в ненадлежащем виде, предусмотрены санкции в виде компенсации (по-другому называют штрафными вычетами). Например, за каждый день задержки возврата библиотека в праве взимать 1% от залога. Если читатель не успел принести издание в течение трех дней, залог ему не возвращается.

Более детальную информацию о штрафных вычетах читатель может получить у сотрудника библиотеки. Он должен быть посвящен в тонкости таких вопросов, которые закреплены в локальных актах библиотеки. Как и при выдаче изданий, при возврате заполняется информация в книге учета. В ней указывается причина штрафа и его сумма, также ставятся подписи библиотекаря и читателя.

Залог возвращается библиотекарем или кассиром в зависимости от того, кто принимал деньги.  На следующий день после появления задолженности в библиотеке составляется акт об изъятии залога из кассы. Кроме этого, для читателя устанавливается срок, в который он должен возместить ущерб библиотеке.

Бухгалтерский учет залога

Учет суммы, которая была внесена за издание, ведется по каждому получателю в разрезе поступлений. Суммы, которые поступили в кассу, учитываются в пределах установленного лимита.
Как было указано выше, библиотека не может тратить залоговые средства, поэтому и перечислять их на лицевой счет не считается целесообразным. Важно понимать, что при установлении лимита в кассе стоит также учитывать и сумму залогов, которую библиотека может принять за день.

Все операции, касающиеся получения и возврата залога, отражаются в бухгалтерском учете по коду вида финансового обеспечения «Средства во временном распоряжении» (Приказ Министерства финансов № 157).


Понравился ли Вам материал?