ЛаЛаЛань

Новые потребности библиотек

Библиотекам
Второй день библиотечной онлайн-конференции «Будущее наступило, или Как библиотеки спасли мир» был посвящен обсуждению практических вопросов работы библиотек в условиях карантина. Модератором круглого стола стала Бейлина Елена Николаевна, главный редактор ИД «Университетская книга». В частности, эксперты поделились способами организации удаленной работы библиотек, новыми методами коммуникации с читателями; рассмотрели общие проблемы сотрудников библиотек, в том числе информационную перегруженность и отсутствие психологического равновесия.

Первым экспертом стала Обновленская Марина Васильевна, директор Научной библиотеки СтГАУ. Марина Васильевна рассказала, что с началом дистанционного обучения на удаленный режим библиотеке удалось перевести 48% сотрудников. Была обеспечена доставка техники, были настроены удаленные рабочие места. Для работы было создано десять основных проектов. Интересно, что такая деятельность, как прикрепление учебников к дисциплинам для установки нового модуля книгообеспеченности может пройти незамеченной, а вот работа по обеспечению публикационной активности заметна всем сотрудникам вуза, в том числе и руководству. Однако и та, и другая задача должны быть решены. 

Но не только поддержание публикационной активности делает работу библиотеки известной. Этому помогает оперативное формирование и рассылка новостных дайджестов. По сути, библиотека СтГАУ заняла нишу пресс-службы. В качестве новостного канала используется WhatsApp. Библиотека администрирует группы с новостями, в которые включена вся администрация вуза, сотрудники, студенческий профком. Эти же группы используются для дистанционного образования. 

Марина Васильевна уверена, что переход на удаленную работу дал возможность увидеть кадры в нестандартной ситуации. Сотрудники СтГау быстро освоили новый формат. Тем не менее оказалось, что количество эффективных сотрудников равно количеству удаленных сотрудников. На удаленке сотрудники стали работать эффективнее, сказывалось отсутствие отвлекающих факторов. Для определения сильных и слабых мест был проведен SWOT-анализ.

Котова Ирина Владимировна, руководитель Научно-технической библиотеки ТПУ, сразу обозначила, что очень большое количество функционала библиотеки автоматизировано, поэтому переход на дистанционную работу был достаточно легким. В Томске реализуется проект «Большой университет», где объединены все шесть вузов и академические институты Томска и их библиотеки. Это также влияет на цифровизацию библиотек, так как они реализуют различные совместные проекты. Сильные стороны каждой библиотеки влияют на общую эффективность.

Однако были выявлены две основные проблемы. Проблема технического характера заключалась в том, что не весь функционал удалось вывести в формат удаленной работы. Это проблема была решена с помощью сотрудников из технической поддержки. Другая проблема была в неподготовленности части сотрудников к работе в удаленном формате. Отдел обслуживания пострадал больше всего, так как не было привычной среды общения, и большая часть функционала выполнялась непосредственно в библиотеке. 

После анализа ситуации и актуальных для вуза задач, был подготовлен курс повышения квалификации для сотрудников отдела обслуживания. Его провели удаленно. Затем перенаправили по новым направлениям: работа с электронным архивом, работа с модулем РПД, загрузка ВКР и т. п. На текущий момент 90% сотрудников библиотеки готовы работать в удаленном формате. 
Однако пандемия стала лакмусовой бумагой, как для всей библиотеки, так и для сотрудников. Не все сотрудники библиотеки готовы к удаленной работе. 

Сейчас молодежь не идет в библиотеку с тем же рвением, что и десять лет назад. Поэтому в библиотеке уже давно поняли, что нужно работать с тем коллективом, который есть. Для этого нужно проанализировать каждого сотрудника, его сильные и слабые стороны. Определить, с чем он может работать. После нескольких проб и ошибок можно создать полностью эффективно работающий коллектив. Таким образом, за два года библиотека ТПУ создала два новых отдела. 

Васильева Валерия Алексеевна, заместитель начальника управления библиотеки СЗИУ РАНХиГС, рассказала, как в удаленном режиме организовывался процесс закупок. В библиотеке СЗИУ РАНХиГС закупки растянуты на целый год, поэтому закупочные процедуры не прерывались и во время дистанционной работы. Это вызвало некоторые проблемы, в том числе с «живыми» подписями и организацией электронного документооборота. С этими проблемами удалось успешно справиться, поэтому закупки не просели и все сроки были исполнены. Издательства, с которыми была заключена поставка, смогли осуществить ее. В текущий момент библиотека находится посередине между поставщиками и руководством. Именно благодаря ее налаженным связям со всеми сторонами удается продуктивно осуществлять работу. Удаленка еще больше укрепит отношения и сделает работу проще. 

Асаева Алена Михайловна, директор библиотеки Тольяттинского государственного университета, рассказала, что переход библиотеки на удаленную работу был простым, так как работа с дистанционными студентами в университете осуществляется давно. В университете существует единое окно службы поддержки, куда могут обращаться студенты. Во время дистанционного обучения где-то в два раза увеличилось количество обращений, но так как для библиотеки такая деятельность вошла в привычку, поэтому на ее осуществление требуется один-два человека. Тем не менее несколько сотрудников остались в библиотеке для решения насущных вопросов, остальных сотрудников нужно было занять. 

Основная проблема была с сотрудниками из отдела обслуживания. Было решено сосредоточиться на работе с ЭБС, поэтому появились и новые тематические указатели, бюллетени по книжным поступлениям, обучающие презентации по работе с электронными ресурсами. Однако стало понятно, что далеко не весь персонал хочет учиться. Поэтому многие сотрудники подхватили чужую работу, чтобы библиотека не «умерла», и читатели не заметили проблем. После карантина библиотека пересмотрит все функциональные обязанности, так как пассивный состав был выявлен.

Влащенко Ольга Викторовна, директор библиотеки СибГУ им. Решетнева, уверена, что любой вид библиотечной деятельности в том или ином виде можно адаптировать к условиям дистанционной работы. За исключением работы с библиотечным фондом. Поэтому в библиотеке был определен круг задач сотрудников научной библиотеки, исходя из возможностей и способностей сотрудника. Упростило данный процесс то, что в библиотеке СибГУ им. Решетнева существует принцип взаимозаменяемости. Есть сотрудники, которые могут выполнять функции других в случае форс-мажорных обстоятельств. 

Прежде всего определялись технические возможности сотрудников и происходило распределение на три группы. Первая группа включала сотрудников, которые имеют все возможности работать из дома, вторая группа — сотрудники без компьютеров, третья группа — сотрудники, функции которых непосредственно связаны с обслуживанием и книгохранением. Эти функции нельзя взять на дом и выполнять на компьютере. Также была отдельно выделена группа сотрудников старше 65 лет, которые находятся на больничном. Последние две группы, составили около 40% и образовали пассивный состав библиотеки. 

Наибольшую проблему вызвал вопрос организации рабочих мест. Часть проблем была решена самостоятельно, некоторым сотрудникам были выданы ноутбуки для работы. Чтобы охватить работой как можно больше сотрудников, был переформатирован их функционал. Сейчас разрабатываются и проводятся книжные выставки на основе контента ЭБС. Этим заняты 60% сотрудников читальных залов. Для осуществления коммуникации используется zoom, мессенджеры и обычные разговоры по телефону. Планируются и другие мероприятия в дистанционном формате. После окончания удаленки все сотрудники продолжат работу в текущем составе. 

Морозова Светлана Александровна, заместитель директора фундаментальной библиотеки РГПУ им. Герцена, поделилась главными наблюдениями при организации удаленной работы. За два месяца удалось окончательно понять, что самый востребованный сервис библиотеки — это мгновенная реакция на запрос читателя. Второй важный момент заключается в размещении информации таким образом, чтобы пользователи натыкались на нее, где бы они ни были и как бы ни заходили на сайт и в социальные сети. Третий сервис — это реагировать так, как ожидают от библиотеки пользователи в данный момент. Все эти сервисы должны быть связаны. Для реализации этих целей в фундаментальной библиотеке РГПУ им. Герцена вся информация была сведена на центральную страницу сайта. Было увеличено количество рассылок, в том числе во внутриуниверситетской системе электронного документооборота и мессенджерах. Сотрудники постоянно были на связи и оперативно решали проблемы пользователей.

Административная работа руководителей библиотек никуда не делась, но основной фокус перешел к работе с внешней информацией о библиотеке. Светлана Александровна считает, что в условиях удаленки имидж библиотеки создается только тем, что размещается в сети. Нет никаких других вариантов освещения деятельности. Поэтому во время карантина происходила постоянная корректировка текстов, отслеживалась каждая реакция в соцсетях. Если посты не вызывали реакции, коммуникация перестраивалась на ходу. Было охвачено более 100 000 человек только в ВК. На удаленной работе сотрудники библиотеки увидели пользовательский опыт, что работает хорошо, а что — нет. Например, удалось понять, что неудобно искать периодику. Поэтому был запущен процесс перекатологизации. 

Сейчас существуют и психологические трудности, связанные с удаленной работой. В этот период нужно было постоянно что-то исправлять, переделывать, в то же время было мало положительных эмоций. Иногда происходила реакция отторжения. Поэтому нужно быть более внимательными к психологической составляющей работы в сложных условиях.

Куканова Вероника Михайловна, заведующая научной библиотекой РАНХиГС, высказала интересную мысль, что в тот момент, когда появился Интернет, у библиотек появилась проблема. С этого момента библиотеке пришлось доказывать, что она нужна, демонстрировать, чем она отличается от общедоступных сервисов. Несмотря на то, что Google остается доступным, данные статистики библиотек показывают рост. Этот рост касается всех библиотечных сервисов. Те библиотеки, которые воспользовались возможностью внедрения дистанционного обучения, оправдали свою работу и оказались менее уязвимыми. В библиотеке РАНХиГС хорошо показала себя техническая служба, не было перебоев в удаленном доступе. Удаленные сервисы доказали свою эффективность. Однако ЭБС по возможности должны разработать единую статистику и предоставить более четкую информацию по тестовым доступам, так как библиотеки не могут контролировать все сроки. 

Для информирования студентов существует курс по работе с электронными ресурсами. Все студенты первых курсов должны пройти этот курс, к нему имеют доступ и старшие студенты. Во время карантина этот курс стал популярным. Студенты дают обратную связь на сайте, странице в социальных сетях и даже личных сообщениях. Текущая ситуация — это не время введения новых сервисов, а время переосмысления. 

Соколинский Кирилл Евгеньевич, директор Объединения ИРБИС-Сервис, уверен, что карантин не поставил новых задач, а актуализировал те, которые стояли на повестке дня. В исследовании 2018 года журнала «Университетская книга» только 36% респондентов отметили, что хотели бы реализовать единое окно доступа к собственным ресурсам и ресурсам ЭБС. Кирилл Евгеньевич надеется, что сейчас осознание роли интегративных функций библиотеки наконец пришло. Сегодня читатели хотят библиотечный гугл или яндекс, поэтому важно идти по направлению сквозной или бесшовной авторизации пользователей. 

Второе направление, которое требует развития, это интеграция системы автоматизации библиотеки с информационной инфраструктурой вуза. Отсутствие двойного ввода данных студентов в рамках вуза является главным критерием хорошей интеграции. Ручной ввод учебного плана и ручной ввод данных пользователя, наоборот, говорит о низкой эффективности. Третьим направлением является реализация виртуальных сервисов (виртуальные выставки, рекомендательные списки, электронная доставка и т. п.). Работа над ними находится на первом этапе.

Писляков Владимир Владимирович, заместитель директора библиотеки НИУ ВШЭ, высказал мнение о работе издательств и библиотек. Переговоры должны измениться и издательства должны войти в положение библиотек, так как бюджеты будут порезаны уже в этом году. Пока ЭБС на такие подвижки не идут. Они не хотят понимать, что необходимо делить риски и убытки с вузами и библиотеками. Такое поведение, возможно, приведет к отказу от подписок. Библиотеки не смогут оплачивать подписки, особенно иностранные, из-за резкого снижения курса рубля. Отказы финансово неизбежны. Поэтому библиотекам хотелось бы увидеть некоторое движение на встречу. 

Вторым моментом является обилие тестовых доступов. Отношение к этому двойственное. С одной стороны, это хорошо, так как издатели пытаются открыть книги, которые сейчас недоступны в физических фондах. В тоже время понятно, что это лавина тестовых доступов является рекламой, и кажется, что ни один тестовый доступ не останется без коммерческого предложения. Поэтому после окончания удаленной учебы нужно меньше настырности в продажах. Библиотеки это обязательно оценят. Сотрудники библиотек видят слишком очевидные маркетинговые ходы, и они раздражают.

Полникова Екатерина Михайловна, главный библиотекарь Научной библиотеки СПбГУ, рассказала, что уже более 10 лет пользователи имеют доступ к удаленным ресурсам университета. Для эффективной удаленной учебы и работы был создан раздел главных новостей библиотеки. Библиотека, в отличие от других, старалась сократить электронную рассылку и не менять что-либо на сайте. Для работы с пользователями используется Ebsco discovery service (новые книги, которые пользователи могут прочитать) и плагин Lean library (краткие виртуальные подсказки для читателей по поиску информации в университете). Цена ошибки высока у тех, кто не уделял должного времени развитию электронных ресурсов. 

Ульянова Елена Анатольевна, зам. директора, Библиотечно-музейного комплекса ТюмГУ, поделилась собственным опытом перехода на удаленную работу. Оказалось, что библиотека готова и даже не возникло большой проблемы с сотрудниками из отдела обслуживания, так как они просто начали работать с elibrary и каталогизацией. Библиотека и университет обеспечили сотрудников ноутбуками. Был предоставлен удаленный доступ к рабочим столам. Этот помогло легко и быстро извлекать необходимые документы. 

Посмотреть круглый стол «Чему учимся прямо на ходу: новые потребности библиотек, новые способы работы с читателем»: ссылка.


Понравился ли Вам материал?