ЛаЛаЛань

Как все успеть: программы-планировщики для командной работы

Библиотекам
Сервисы для групповой работы, или таск-трекеры, — digital-помощники современных IT-команд, менеджеров проектов и многих других специалистов. Таск-трекеры используются для постановки задач и сроков, для контроля за ходом их выполнения и ведения внутренней коммуникации с коллегами. И все это дает возможность работать дистанционно, без проведения долгих планерок и совещаний. Особенно актуальны они пришлись во время пандемии. 

Поскольку современные библиотеки сегодня — это уже не просто хранилище для книг, а центры развития образования и науки, им стоит использовать цифровые инструменты не только при работе с читателями, но и при организации своей деятельности.  

Мы расскажем о бесплатных сервисах, которые помогут планировать и организовывать работу сотрудников библиотеки.
ПланФикс — платформа для управления проектами в организации. В ПланФикс входит множество разных функций, библиотекарям будут полезны следующие.

Календарь, который дает возможность записывать задачи по часам и дням. Он удобен, когда требуется в одном списке видеть общий список задач на день и планировать загрузку по ним. 

Таблицы. Здесь вы сможете собрать задачи, контакты и другую нужную вам информацию вместе. Разработчики отмечают, что у пользователей есть возможность выбрать, какие данные будут отображаться в строках и столбцах таблицы. 

Хроника. Эта функция позволяет создать список с хроникой по конкретному проекту или задачам выбранного исполнителя.

Связи между задачами. Для того чтобы видеть полную картину работы над целым проектом, вам нужно будет связать все задачи между собой. Функция ПланФикса поможет в этом. 
Скачивание документов по задаче одним архивом. Если у вас назначено совещание по конкретной задаче, вы можете скачать все подготовленные документы по ней в один клик.  
Напоминания. Использование этой функции позволит в указанное время получить уведомление по задаче. Напоминания удобно использовать в качестве инструмента промежуточного контроля выполнения задач. 

Быстро научиться пользоваться всем функционалом платформы можно благодаря понятным инструкциям. 

  • Сервисом можно пользоваться бесплатно группе до 5 человек. Облачное хранилище до 1 Гб. Доступные языки для работы: русский, украинский, английский. Чтобы начать работать с ПланФикс, достаточно просто зарегистрировать аккаунт своей организации. 
Trello — сервис по управлению задачами и проектами, в основе которого лежит японская методология KanBan. 

Для организации работы используется доска с карточками, которые передвигаются в процессе выполнения заданий от запланированных до выполненных. Пользователям доступны следующие функции при работе с карточкой в Trello.
  • Заполнить карточку описанием задачи, редактировать его.
  • Назначать ответственных за выполнение задачи.
  • Прикрепить ссылки, документы и чек-листы, которые понадобятся для выполнения задачи.
  • Добавить комментарий к карточке, упомянуть участников в карточке с помощью символа «@» перед ником.
  • Скопировать карточку, следить за изменениями в ней, архивировать или удалить карточку.
  • Поделиться ссылкой на карточку с другими.  

В Trello, как и в ПланФикс, есть обучающие материалы по работе с сервисом, которые помогут в короткие сроки освоить новый цифровой продукт. 

Для приглашения человека в команду необходимо просто отправить ему ссылку. Процедура регистрации не займет у вас много времени. 

У Trello есть ряд ограничений в бесплатной версии, но это особо не повлияет на организацию работы сотрудников библиотеки. 
Miro — платформа для совместной работы в виде интерактивной доски. Какие функции доступны пользователям в рамках интерфейса Miro:
  • выбор шаблона доски, выделение и перетаскивание объектов;
  • добавление стикера и текста на него, в том числе и ссылок;
  • вставка фигур и стрелок для соединения объектов между собой;
  • добавление комментариев;
  • возможность рисовать «от руки», функция smart drawing позволит рисовать плавные линии;
  • загрузка документов с компьютера (Google Документы, pdf-файлы, презентации).  

Отдельно рассмотрим возможность использования платформы Miro для проведения мозгового штурма. Этот инструмент может пригодиться вам на совещаниях. Вы можете выбрать шаблон Brainwriting, в котором начнете работать с коллегами. Он подскажет, как лучше всего его провести. 

В рамках этого шаблона вы сможете записывать свои идеи, затем у ваших коллег будет возможность дополнить или внести свои предложения. 

К доске можно пригласить коллег, выслав им ссылку. На бесплатном тарифе можно создавать до 3-х досок для одного аккаунта. Если вам потребуется больше досок, можно создать несколько аккаунтов. 

С условиями бесплатного использования можно ознакомиться здесь.  
Pyrus — система для автоматизации работы с документами с готовыми формами, по которым можно создавать задачи. Какие возможности предоставляет эта система:
  • создание задач, постановка целей, назначение ответственного за выполнение;
  • возможность обмениваться файлами и общаться с коллегами внутри задачи;
  • автоматизация процесса без IT-затрат; 
  • контроль выполнения задач, корректировка требований, архивирование задач;
  • подробная аналитика работы с задачами (например, время, затраченное каждым исполнителем на задачи). 

Ответы на часто задаваемые вопросы и подробную информацию по возможностям сервиса с бесплатным использованием можно найти здесь. 
Todoist — таск-менеджер, который помогает повысить производительность труда и помочь сбалансировать совместную работу. Простой интерфейс позволит быстро освоиться в таск-трекере и организовать комфортную работу. С помощью Todoist вы сможете:
  • быстро добавлять и фиксировать задачи, добавлять к ним подзадачи;
  • устанавливать повторяющиеся сроки выполнения;
  • добавлять приоритетность задачам, чтобы понимать, над чем работать в первую очередь;
  • распределять задачи между коллегами и делегировать;
  • настраивать списки своих задач по приоритету;
  • использовать доски, метки и фильтры, чтобы видеть полную картину;
  • упростить рабочие процессы, подключив Todoist к почтовому ящику, календарю и файлам; 
  • добавлять комментарии и загружать файлы;
  • вести календарь;
  • визуализировать продуктивность, посмотреть историю активности и архивировать задачи.  

С информацией о доступе к бесплатной версии трекера можно ознакомиться здесь. 

В статье мы рассказали о тех сервисах для групповой работы, которые показались нам наиболее подходящими с точки зрения организации работы библиотеки и понятными в использовании. 
Понравился ли Вам материал?