Информационная система вуза

Цифровизация — неотъемлемый атрибут современности. Неудивительно, что активное распространение современных технологий в первую очередь затрагивает такие общественные институты, которые связаны с развитием, обучением, обновлением, в частности — университеты.

Так, уже давно учебные заведения оплетены паутиной внутренних и внешних коммуникаций. Цель этой паутины — связать воедино разные подразделения вуза или ссуза, дать возможность студенту узнать свое расписание, преподавателю — составить РПД, администрации и ректорату — выполнять управленческие задачи, вести бухгалтерию, осуществлять стратегическое планирование деятельности учреждения.
Эта система функционирует уже давно, но до сих пор некоторые ее участники или отдельные подразделения не понимают общий механизм взаимодействия между собой и не видят картину целиком.

ЛаЛаЛань предлагает сегодня разобраться в хитрых переплетениях информационных каналов и узнать больше об информационной системе вуза. Что это, так ли она необходима и какое место в системе этих коммуникаций занимает ЭИОС — об этом и многом другом в нашей статье.

Информационная система вуза — ключевые особенности

Как описать информационную систему вуза? Можно сказать, что это единое информационное пространство для преподавателей, студентов и сотрудников различных служб и вузовских подразделений: от бухгалтерии до приемной комиссии.
Такая система, которая обеспечивает функционирование множества направлений деятельности вуза, обладает рядом особенностей, например:

• наполнение информационной системы вуза — глобальная, постоянная коллективная работа сотрудников по занесению данных;
• информационная система вуза — это не только внутренне замкнутая система. Она выходит вовне, интегрируясь с официальным сайтом университета, выводя отчетные данные от бухгалтерии или администрации перед Министерством науки и высшего образования и пр.;
• информационная система вуза должна гарантировать защиту персональных данных;
• для каждого типа пользователя предоставляется свое виртуальное рабочее место: так, у студента и преподавателя есть свои личные кабинеты, а в самой структуре информационной системы представлены отдельные типовые сайты для факультетов, кафедр, институтов;
•  система должны постоянно развиваться, чтобы отвечать потребностям всем участникам образовательного процесса и сотрудникам вуза.

Автоматизация данных информационной системы

Осуществление каких процессов позволяет облегчить и ускорить единая информационная система вуза?

Их можно разделить на 5 основных направлений: учебная деятельность, научная деятельность, финансово-хозяйственная деятельность, управление кадрами и представление вуза в интернет-пространстве.

Остановимся на каждом направлении поподробнее, рассмотрим, какие области затрагивает информационная система вуза.

• Учебный процесс

Информационная система вуза позволяет собирать и анализировать данные приема абитуриентов: их количество, проходные баллы, приоритетные направления и не только. Кроме того, отдельные функции и программы единой информационной системы позволяют отслеживать успеваемость и состав студентов, формировать учебные планы, оценивать нагрузку и составлять расписание.
Это именно та область, которой информационная система соприкасается с большинством участников образовательного процесса.

• Научная деятельность

В перечень вопросов, отслеживаемых в информационной системе вуза, попадают аспирантура и докторантура, диссертационные советы, защиты, данные по научно-исследовательским работам, проведение научных школ и конференций.

• Финансово-хозяйственная деятельность

Информационная система вуза позволяет вести учет поступлений средств от студентов за оплату обучения, а также вести учет доходов и расходов различных служб и подразделений университета.

• Управление кадрами

Возможности информационной системы вуза позволяют представить движения кадрового и преподавательского состава в масштабах всего вуза, а также ясно видеть структурную организацию отдельных подразделений.
Благодаря этому централизованно готовятся приказы по назначению на должность, по увольнении или приеме на работу, по начислению заработной платы и пр. 

• Представление в Интернете

Наконец, как мы упомянули выше, информационная система вуза, взаимодействующая с внешним миром на цифровых площадках, представляет собой официальный сайт университета с отдельными сайтами и страницами для кафедр, институтов, факультетов, сотрудников и пр.

Все это создает представление об открытости вуза и дает возможность найти студенту или преподавателю необходимую информацию. 

И, разумеется, с использованием компьютера и внедрением информационной системы создаются отчеты о деятельности вуза, осуществляется новостная поддержка мероприятиям и крупным событиям из жизни университета и пр.

Какие еще процессы университетской жизни регулируются с помощью информационной системы?
Например,

• подготовка электронных учебных курсов в системе электронного обучения;
• управление контингентом проживающих в общежитиях студенческого городка и многое другое.

Электронная информационно-образовательная среда как часть информационной системы вуза

С информационной системой вуза пересекает его ЭИОС — электронная информационно-образовательная среда. Что это такое?

• ЭИОС включает в себя электронные информационные ресурсы, электронные образовательные ресурсы, совокупность информационных технологий, телекоммуникационных технологий, соответствующих технологических средств и обеспечивающей освоение обучающимися образовательных программ в полном объеме независимо от места нахождения обучающихся.

Иными словами, к ЭИОС относится все, что позволяет студентам учиться, преподавателям вести занятия, а руководству вуза отчитывать по учебному процессу, например:

• сервисы доступа к учебным планам и РПД;
• электронно-библиотечные системы (например, ЭБС Лань);
• сервисы электронного обучения (например, на основе LMS Moodle);
• сервисы фиксации хода образовательного процесса, системы мониторинга учебных достижений, сервисы загрузки и проверки ВКР на наличие текстовых заимствований;
• сервисы формирования портфолио студента и многое другое.

Можно сказать, что именно ЭИОС является цифровым сердцем университета. Пока пульсация по множеству осязаемых кабелей и виртуальных каналов продолжается, продолжается и учебная деятельность вуза.

Не зря в числе прочих сервисов ЭИОС выделены электронно-библиотечные системы. Наряду с АБИС — автоматизированной библиотечной системой — ЭБС предоставляет доступ к литературе вуза, а потому является важной частью образовательного процесса.