Цифровая бюрократия:
стало ли проще с электронным документооборотом

Плюсы электронного документооборота

• Быстро обмениваться документами

Из-за пандемии преподаватели были вынуждены овладеть цифровыми продуктами. Сейчас, когда в вузах вновь проводят очные занятия, обмен документами в электронном виде значительно ускоряет многие процессы.

• Обеспечить юридическую значимость документов

В системе ЭДО можно ставить электронную подпись на документы. С внедрением ЭДО не нужно тратить время на встречи.

• Сделать документооборот прозрачным

С использованием ЭДО всегда можно отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда в курсе, на какой стадии находится документ: получен или подписан.

• Уменьшить затраты

Как правило, затраты на печать документов очень высоки. ЭДО позволяет экономить средства в несколько раз.

• Сделать документооборот безопасным

Поскольку все документы внутри системы, а их передачу защищает шифрование, злоумышленники не смогут перехватить данные.

• Освободить время для более значимых задач

Зачастую преподаватели тратят до половины рабочего дня на заполнение отчетов и прочих документов. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают гораздо меньше времени. Так, преподаватели могут взять на себя более важные задачи, например работа со студентами вместо заполнения бумаг.

• Хранить документы в электронном архиве

Больше не нужно копить бумагу на стеллажах или в целых кабинетах. Электронные документы хранятся на серверах и занимают меньше места в десятки раз.

Минусы электронного документооборота

Одним из главных аргументов против замены людей, принимающих решения, машинами является то, что компьютеры не всегда можно заранее запрограммировать, чтобы справиться со всеми возможными случайностями, которые могут возникнуть в нестандартных или непредвиденных ситуациях. Компьютеры по-прежнему не умеют импровизировать и решать нетривиальные задачи.

Применение искусственного интеллекта, роботов-помощников, которое активизировалось в период пандемии, показало, что нередки ситуации, когда компьютер не может решить проблему, но и не дает возможности поговорить с человеком, который мог бы это сделать, а вместо этого отбрасывает заявителя назад, к тому же самому меню опций, которые не подходят.

В ближайшем будущем остается надеяться на здравый смысл разработчиков, которые будут создавать системы, способные рассуждать и по крайней мере смогут регистрировать, когда требуется вмешательство человека.

Кроме того, с введением электронного документооборота от бумажных документов моментально сложно отказаться из-за проблемы, описанной нами выше. Могут возникать неполадки и проблемы в работе системы, на устранение которых потребуется время. Мы можем наблюдать похожую картину на примере портала Госуслуги, когда все данные заполняешь онлайн, прикладываешь все необходимые документы, но система выдает ошибку, после чего приходится обращаться лично в МФЦ.

Такие проблемы можно решить, если пригласить специалистов с высокой квалификацией, которые помогут разобраться во всех протекающих процессах и наладить работу с электронным документооборотом. Преподаватели могут делиться со всеми проблемами и сложностями, с которыми им пришлось столкнуться в процессе работы с ЭДО.

Не будем забывать, что введение ЭДО — процесс не секундный. Потребуется время, чтобы все настроить и протестировать, а затем обучить преподавателей. Многим из них будет не так-то просто освоить новые технологии. Специально для них должны быть подготовлены четкие и понятные инструкции по работе с ЭДО, возможно, организованы практические семинары по освоению нового рабочего продукта, где преподаватели смогут поближе познакомиться со всеми его возможностями.

Вместо вывода

В нашем материале мы рассмотрели плюсы и минусы введения электронного документооборота. И очевидно, что плюсов гораздо больше. Образование довольно активно движется в сторону цифровизации, это означает, что в любом случае придется адаптироваться к новым условиям и осваивать новые продукты и применять подходы в работе.