Библиотечная база знаний

Даже в успешных организациях документы, регламенты, шаблоны и проекты не согласованы друг с другом и не сформированы в единую систему. Это создает проблемы для адаптации новых сотрудников и конфликты внутри коллектива. Так как никто не знает, где лежат необходимые документы, а все знания «уходят» вместе с сотрудником. Кроме того, в такой ситуации постоянно приходится делать похожие документы с нуля и выполнять множество рутинных задач. Чтобы выйти из информационного вакуума, можно создать единую базу знаний для всех сотрудников. Как это сделать и на что стоит обратить внимание, узнаете из этой статьи.

Мы постоянно видим, как меняются нормативы, требования к работе и государственные стандарты. Эти знания помогают в ежедневном рабочем процессе, при создании проектов и обучении новых членов трудового коллектива. Успех библиотеки всецело зависит от сотрудников, которые и обладают всей необходимой базой знаний. Как и в любой другой организации в библиотеке может возникнуть ситуация, когда все знания сосредоточены исключительно в головах сотрудников.

Отсюда возникают две одинаково сложные проблемы. Первая заключается в тяжелой адаптации новичков, когда они полностью зависят от других сотрудников. Им негде получить информацию о структуре работы библиотеки, реализуемых проектах, данные приходится либо искать в Интернете, либо постоянно задавать вопросы и отвлекать других. Вторая проблема — знания сотрудника не сохраняются в организации. Особенно ситуация усугубляется при уходе компетентного сотрудника, который выполнял большое количество задач. В итоге оказывается, что никто не знает, как реализовать ту или иную функцию, нет инструкций и нужных документов. Поэтому очень важно создавать базу знаний доступную для всех сотрудников с наработками, шаблонами, регламентами и справочными документами.

База знаний: справочная информация, описывающая всю деятельность организации и реализуемые в ней продукты/ проекты/ услуги.

Из чего может состоять база знаний:

• организационные документы;
• нормативные документы и регламенты;
• технические документы;
• ответы на часто задаваемые вопросы (для посетителей и для сотрудников);
• подробное описание услуг;
• шаблоны проектов;
• кадровые документы;
• инструкции;
• публикации и профессиональная литература;
• документы, обобщающие опыт деятельности: описание проектов, мероприятий, важных событий;
• шаблоны писем;
• справочник сотрудников и важных партнеров с должностью, телефоном, электронной почтой, мессенджером и днем рождения;
• карты знаний сотрудников;
• полезные ссылки.

База знаний необходима не только для обучения и сохранения знаний сотрудников, но и для сокращения времени на поиск необходимой информации, упрощения ежедневной рутины за счет создания шаблонизированных документов и более эффективной работы с посетителями. Единая база данных поможет настроить удаленную занятость в случае необходимости.

Основным фактором здесь становится понимание сотрудниками важности заполнения и обновления этой базы. Для достижения такого понимания необходима тщательная работа с возражениями. Существует достаточно сотрудников, которые не хотят делиться свои опытом и знаниями, считая, что без них они потеряют значимость и незаменимость. Нужно объяснить им, что это не так и что общая информированность поможет им меньше времени тратить на обучение других и ответы на постоянно повторяющиеся вопросы посетителей.

Также необходимо выбрать удобный для всех инструмент для фиксации информации. Пусть это будет единая папка с документами Word или Google-диск, совсем не обязательно создавать специальные базы данных. Однако есть несколько общих рекомендаций:

• не более 2-3 иерархических уровней;
• разделение организационных, нормативных и технических документов;
• обязательное включение информации о партнерах, так как именно она не сохраняется чаще всего;
• наличие справочного блока.

Часто сотрудники создают слишком много документов или каталогов и дают им расплывчатые названия. В огромной базе очень сложно что-либо найти, поэтому разработайте стандартизированные названия для документов и определите структуру папок или каталогов. При создании любой базы вам понадобится администратор, который приведет всю информацию в удобоваримый вид. Можно взять такую обязанность на себя, либо найти заинтересованного сотрудника. Чаще всего это не составляет труда, так как в любом коллективе есть человек, любящий наводить порядок в документах. Главное — назначить ответственного. За базу знаний должен кто-то отвечать, иначе ей перестанут пользоваться.

При создании документов лучше всего начать со сбора обучающей информации для новичков и определить стандарт: структуру документа, которую будет просто и интересно заполнять. Первое время необходимо поощрять сотрудников удобным способом. Это могут быть и материальные и организационные поощрения. Со временем такие поощрения окупятся и коллеги привыкнут делиться знаниями друг с другом. Активизация деятельности по заполнению базы происходит через регулярную электронную рассылку о новых событиях и информационные бюллетени, создаваемые маркетологами или PR менеджерами библиотеки.

Создать базу можно и на сетевом диске с использованием документов Word. Однако для настройки передачи данных внутри сети необходимы специальные знания или помощь системного администратора. Если у вас нет такой возможности, то попробуйте следующие бесплатные инструменты для создания единой базы данных и совместного доступа к документам.

Zoho

Онлайн-сервис для работы небольших организаций. В нем есть бесплатный ограниченный доступ до 25 человек. Этих человек можно разделить на три группы, если вы хотите, чтобы у них был разный доступ. Также в бесплатной версии есть возможность создать три руководства, загрузить документы и настроить календарь с оповещениями, чтобы все сотрудники были в курсе событий.

Google Drive

Сервис для хранения и синхронизации различных файлов и папок. На диске можно не только создавать документы онлайн, но и делиться ими между онлайн-аккаунтами на компьютере, планшете или в мобильных устройствах. В бесплатной версии предоставляется 5 Гб хранилища. Существует настройка прав доступа и загрузка разных типов документов.

Яндекс.Диск

Хранилище от Яндекса, имеет схожий интерфейс с Google Drive. 10 Гб предоставляется бесплатно. Вы можете создавать онлайн-документы, загружать готовые файлы с компьютера и передавать их другим пользователям. Регистрация доступна всем. Как и в Google Drive можно формировать ссылки для обмена информации и просматривать мультимедийный контент без загрузки.

Основная проблема в создании и редактировании базы знаний заключается в нехватке времени и желания. Поэтому необходимо объяснить важность информационного обмена между всеми сотрудниками библиотеки. База в этом случае выступает не складом данных, а динамичной системой для упрощения работы и активизации творческого процесса.