Проверка фонда может быть:
- плановой — проводится периодически;
- экстренной или внеочередной — в случае смены материально ответственного лица в библиотеке, после переезда, ремонта, при выявлении фактов хищения или порчи документов;
- рабочей или текущей — для поддержания фонда в рабочем состоянии, устранения ошибок в расстановке, в расстановочных шифрах, для выявления изданий, подлежащих списанию.
Требования к учету
Инвентаризация фонда в библиотеках проводится на основании нормативных документов, основным из которых является Приказ Минкультуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».
К учету библиотечного фонда предъявляются следующие требования:
- полнота и достоверность учетной информации;
- оперативность;
- документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
- совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
- соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
Для проведения проверок фонда руководитель библиотеки назначает комиссию, в состав которой должен входить представитель бухгалтерии.
Периодичность проведения проверки фонда в плановом порядке
- документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, — ежегодно;
- фонд редких и ценных книг — один раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц — один раз в 5 лет;
- от 50 до 200 тысяч учетных единиц — один раз в 7 лет;
- от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц — один раз в 10 лет;
- от 1 до 10 миллионов учетных единиц — один раз в 15 лет;
- фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц — один раз в 20 лет;
- фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц — 1 миллион экземпляров в год.
Что важно учитывать при инвентаризации
Перед стартом инвентаризации рекомендуется разработать алгоритм проверки.
К инвентаризации могут были привлечены сотрудники нескольких отделов.
Выбор наиболее подходящего способа инвентаризации — по контрольным талонам, по инвентарным книгам или автоматизированным способом — зависит от объема фонда, особенностей его размещения, опыта сотрудников.
Документы, в которых ведется учет фонда, являются финансовыми документами строгой отчетности, и поэтому должны храниться в закрывающихся шкафах, доступ к которым ограничен.
В период инвентаризации может быть продолжена работа по ликвидации
задолженностей пользователей. Необходимо заранее продумать вариант работы с такими книгами.
В ходе инвентаризации могут быть выявлены непрофильные, ветхие, дефектные издания, что позволит оперативно исключить их из фонда.
Прежде чем считать какие-то книги пропавшими, стоит просмотреть все отложенные книги с различными пометками.
По итогам проверки составляется акт, в котором указывается общее количество и стоимость фонда на момент организации проверки и на момент ее окончания, выводы и предложения комиссии. К акту прикладывается список не прошедших проверку документов.
Если выявлено значительное расхождение данных учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть выводы комиссии о причинах такого положения. В приложении представляются объяснительные записки, выдвигаются предложения по устранению недостатков.
Рекомендуем также к прочтению статью «Отчет библиотеки за учебный год».
