ЛаЛаЛань
Организация
научной конференции
в библиотеке вуза

Библиотекам
Библиотека поможет спланировать и организовать всероссийскую или международную конференцию студентов или молодых ученых, обработать тексты докладов для сборника научных трудов и подстрахует организаторов.
Научной конференцией принято называть форму организации научной деятельности, при которой исследователи представляют и обсуждают свои работы. Выступления на конференции позволяют ученым обменяться информацией о ходе и перспективах исследований, обсудить конкретные кейсы, методы, условия исследований и другие важные для науки (практические и теоретические) вопросы.



Почему научные конференции выгодно проводить в университетской библиотеке

Научная библиотека, являясь передовым подразделением вуза, представляет собой хорошую базу для проведения научных конференций. Университетские библиотеки, как правило, располагают подходящими помещениями и необходимым минимумом материально-технического обеспечения мероприятий: компьютерами, проекционным и звуковым оборудованием, светом.

Благодаря участию в организации конференций вузовские библиотеки повышают свой внутриорганизационный статус, что может позитивно сказаться на имидже и финансировании, но ошибочно полагать, что эти мероприятия интересны библиотекам только с точки зрения самопрезентации. Конференция — хорошая возможность для сотрудников библиотеки проявить свои таланты, еще раз напомнить о возможностях библиотеки руководству и преподавателям вузов и, при условии, что в штате библиотеки работает маркетолог, оказать информационное сопровождение.

Библиотеки могут успешно сотрудничать с представителями других подразделений вуза на всех этапах подготовки конференции. На этапе планирования библиотека обеспечит исправное состояние техники и подготовит зал для выступлений. Библиотекари могут принять самое активное участие в подготовке студенческих работ и докладов, а библиотечный маркетолог проведет рекламную кампанию (электронную рассылку, информирование на сайте вуза, сообщения в социальных сетях и мессенджерах) по привлечению на мероприятие представителей других вузов. Во время подготовки к публикации трудов конференции библиотекарь поможет оргкомитету отобрать материалы для сборника. Наконец, в процессе проведения конференции сотрудники библиотеки могут оказать техническую поддержку.


Какие бывают конференции

В зависимости от аудитории и состава участников научные конференции подразделяются на:

  1. локальные (внутривузовские, студенческие);
  2. региональные (конференции вузов определенного региона);
  3. всероссийские (в том числе с международным участием);
  4. международные.

По тематике конференции бывают:

  1. узкоспециализированные (гуманитарные, технические, конференции по естественным наукам);
  2. конференции широкой тематики.

По форме участия:

  1. очные;
  2. очно-заочные;
  3. интернет-конференции.

Наибольшее распространение в российских вузах получили очные локальные, всероссийские и международные конференции широкой тематики. Имидж других (очно-заочных и интернет-конференций) в последнее время сильно пострадал по вине недобросовестных организаций, предлагающих за вознаграждение опубликовать тезисы и научные статьи в сборниках заочных конференций. Материалы таких сборников исключаются из наукометрических баз, поскольку часто используются недобросовестными авторами для накрутки индекса цитирования и часто не проходят процедуру рецензирования. Далее мы разберем планирование и подготовку очной научной конференции, поскольку этот формат самый востребованный в вузах.


Планирование очной научной конференции

На первом этапе подготовки конференции (обычно за 6-8 месяцев до её начала) в вузе создается организационный комитет, в который входят (в зависимости от вида конференции) студенты, преподаватели, представители библиотеки и руководства вуза.

Организаторы пишут предварительный план конференции, время проведения и условия участия в этом событии. Затем группа формирует список известных гостей и «звездных» спикеров из числа именитых ученых, так называемых хедлайнеров будущей конференции.

По окончании переговоров со «звездами» (4–5 месяцев до объявленной даты) организаторы выпускают пресс-релиз, содержащий анонс события, предварительный список именитых гостей, условия участия (трансфер, проживание, организационные взносы, правила публикации).

После публикации пресс-релиза начинается прием работ потенциальных участников конференции. Доклады и тезисы, заявленные на конференцию, проходят экспертизу, по результатам которой оргкомитет принимает решение об участии заявителя. Впрочем, заметим, в разных вузах эти процедуры отличаются.

Затем организационный комитет начинает подготовку к проведению научной конференции. Организаторы бронируют помещение для заседаний, обрабатывают принятые материалы для сборника тезисов, закупают расходные материалы и распределяют между собой функционал на время встречи.

После конференции организационный комитет собирает отзывы участников и отправляет сборник научных трудов в печать.


Участие библиотеки в подготовке научной конференции

Выше мы уже упоминали, что библиотека может предложить организаторам научных конференций помещение и необходимую технику. Однако материальными вопросами участие библиотеки не ограничивается.

Вузовские библиотеки могут оказывать качественное информационное сопровождение конференций. Поддержка предполагает создание и размещение анонсов, пресс-релизов, сообщений о подготовке к конференции в социальных медиа, на образовательных интернет-ресурсах и в СМИ. Библиотеки, как правило, обладают всеми необходимыми для этого ресурсами: базой контактов, собственными аккаунтами в соцмедиа, наконец, библиотеки вузов ведут блоги и электронные рассылки, которые можно использовать для расширения аудитории конференций.

Библиотекари могут принять самое активное участие в отборе докладчиков и создании сборника трудов научной конференции. Здесь вновь заметим, что сотрудники научных библиотек обучены работе с наукометрическими инструментами (агрегаторами, системами выявления некорректных заимствований и базами данных) и могут выявить проблемные тексты потенциальных докладчиков. К сожалению, многие организаторы вузовских научных конференций забывают об этой возможности.

Наконец, библиотеки обладают опытом проведения публичных мероприятий и могут подстраховать организаторов в случае непредвиденных технических и организационных накладок.

В заключение скажем, что и перечисленными форматами участие библиотеки вуза в научных конференциях не ограничено. Эффективность участия зависит от уровня подготовки сотрудников библиотеки.
Понравился ли Вам материал?