Что такое годовой план развития библиотеки?

Годовой план библиотеки вуза – это сводный документ, в котором изложены задания библиотеке, приоритеты деятельности, предварительное расписание мероприятий (событийная активность) на предстоящий учебный год, принципы позиционирования (маркетинговая активность), в том числе, активность библиотеки в Интернете.

Планирование библиотечной деятельности обычно учитывает главные темы наступающего учебного года, разработанные библиотекой вуза самостоятельно и совместно с учебными подразделениями. Поводами для мероприятий также могут выступать литературные, научные, социальные и другие события из жизни и истории университета, региона, страны. В свою очередь, предварительный список мероприятий может стать хорошей подсказкой для журналистов и медиакомпаний, которые получат из годового плана информацию о потенциально интересных событиях в библиотеке.

Составителю плана также необходимо указать цели и задачи мероприятий, спрогнозировать их эффективность, описать необходимые технические средства и, если это требуется, привести предварительные сметы. Все эти данные пригодятся в будущем для составления отчетной документации.

Для более эффективного прогноза библиотека может использовать прошлые планы и отчеты: к примеру, оценку динамики развития и, в целом, эффективности событийного маркетинга можно легко спрогнозировать, подкрепляя план данными прошлых отчетов. С одной стороны это формальность, но с другой, хорошо разработанные, продуманные отчеты и планы открывают библиотекам вузов возможности привлечения дополнительного финансирования.


Какую информацию содержит хороший годовой план?

Каждый годовой план содержит два вида информации: текстовую (аналитическую) и статистическую (прогнозную). Аналитическая информация призвана обосновать намеченные показатели библиотеки и ответить на вопросы о политике организации по ведущим направлениям работы:

1. Обслуживание читателей.
2. Изучение потребностей читательской аудитории.
3. Справочно-библиографическая работа.
4. Состояние, организация и оптимизация фондов.
5. Маркетинговая деятельность.
6. Обновление материально-технической базы.

Статистический блок годового плана включает в себя ряд прогнозируемых количественных и качественных показателей. Приведем некоторые обязательные количественные показатели:

• Число новых читателей;
• Число зарегистрированных читателей;
• Посещаемость;
• Объем поступлений в фонд библиотеки;
• Списание.

Прогнозируемые качественные показатели:

• Книгообеспеченность образовательных программ;
• Обновляемость фонда, то есть оотношение новых поступлений, списания устаревшей и изношенной;
• Книговыдача: число выданных на 1 читателя книг за отчетный период;
• Посещаемость.
• Обращаемость фондов.

Качественные показатели отражают потребности библиотеки, будь то необходимость дообеспечения тех или иных образовательных программ литературой или дополнительное финансирование.

Ко всем статистическим показателям при необходимости составитель может добавить аналитические записки, в которых будет изложена интерпретация данных. Такие записки нередко помогают библиотекам вузов избежать недопонимания в вопросах финансирования и обеспеченности, поскольку руководство вуза не всегда может самостоятельно выявить потребности и проблемы библиотеки.


Какова структура годового плана и при чем здесь маркетинг?

Годовые планы вузовских библиотек публикуются на сайтах учебных заведений, а значит, становятся рабочим материалом, отправной точной поддержания не только внутренних, но также внешних коммуникаций. Составители этих документов нередко забывают об этом и допускают ошибки, как в структуре, так и в содержании документа, публикуя «сырые», неполные планы. Рассмотрим основные разделы годовых планов и расскажем о возможных ошибках в каждом из этих разделов.

1. Центральные задачи и приоритеты

Нередко составители планов, описывая приоритеты, ограничиваются несколькими предложениями. С точки зрения маркетинга такой подход является ошибочным. Каждый читатель должен понимать что является приоритетом библиотеки вуза в наступающем учебном году, какие совместные цели ставят библиотека и вуз, как мероприятия и онлайн-активность раскрывают цели и решают поставленные задачи.

2. Контрольные рабочие показатели

Эти показатели отражают прогнозируемую эффективность библиотеки вуза, и их интерпретация также должна быть изложена в небольшом резюме. Каждый читатель, не только специалист, должен понимать, что библиотека работает с определенной степенью эффективности.

3. Организация обслуживания

Здесь также можно рассказать об успехах библиотеки, проблемах, возникших в предыдущем году и путях их решения. Вообще, формальный подход к наполнению этого раздела – большая ошибка.

4. Массовые мероприятия

В отчетах вузовских библиотек часто даны списки мероприятий без дат и описаний. Отметим, что без этой информации годовой план библиотеки не будет достаточно эффективным. В плане необходимо дать как можно больше информации обо всех планируемых событиях, ведь возможно она привлечет внимание журналистов, которые подыскивают подходящее мероприятие для освещения в СМИ. Возможно на мероприятие из плана обратят внимание спонсоры или представители других вузов.

5. Справочно-библиографическая работа

В этом разделе библиотека может еще раз рассказать о потребностях читателей, а также обосновать с применением данных свою потребность во внедрении новых инструментов библиографического обслуживания.

6. Работа по формированию и организации фонда

Ключевой для вузовских библиотек раздел, который часто просматривают руководители вузов и контролирующие органы, последние во время проверок и аттестаций. В этой части документа библиотека излагает стратегию своего развития, обосновывает решения по закупке литературы и электронных подписных ресурсов. Этот раздел плана должен быть согласован с блоком о задачах и приоритетах, но ни в коем случае не должен повторять его.

7. Материальная база и техника в организации.

Здесь библиотека вуза обосновывает необходимость закупки техники, приводя конкретные данные. Часто этот раздел игнорируется библиотеками.

8. План кадровой работы.

Внутренний блок, посвященный сотрудникам библиотеки университета. В первую очередь здесь должна содержаться информация об удовлетворенности сотрудников библиотеки работой, предложения библиотекарей по оптимизации отдельных практик и процедур. Так же как и предыдущий, этот раздел часто представляет собой сухую сводку данных о количестве сотрудников и уровне заработных плат.


Заключение

Подведем итоги. Правильно составленный годовой план библиотеки вуза способен решить сразу несколько маркетинговых как внутренних так и внешних задач. Ко внутренним отнесем обоснование закупок и демонстрацию эффективности библиотеки. Целью такой демонстрации является дополнительное укрепление имиджа библиотеки вуза. Внешняя активность направлена на привлечение внимания со стороны СМИ. Представив полную информацию о работе подразделения и планируемых мероприятиях, библиотека имеет большие шансы на сотрудничество с журналистами и блогерами.