Списание литературы из библиотечного фонда — важная часть библиотечной работы, требующая не только внимания, но и строгого соблюдения нормативных требований. Неправильно оформленный акт списания литературы может стать причиной претензий со стороны проверяющих органов, включая Рособрнадзор. В этом материале разберем, как составить документ грамотно, на что опираться при выборе причин списания и какие нюансы стоит учитывать при выбытии устаревших изданий, дефектных книг и макулатуры.
Акт списания: зачем он нужен
Акт списания литературы — это официальный документ, который подтверждает правомерность выбытия книг, журналов и других единиц из библиотечного фонда. Это документ строгой отчетности: он необходим при финансовых проверках, ревизиях, а также в случае смены материально ответственного лица.
На основании акта производится корректировка учетных данных, а также обновление состава фонда — ведь фонд не должен накапливать ветхие, утраченные или неактуальные издания. Более того, правильное оформление списания позволяет освободить стеллажное пространство для новой, актуальной литературы.
Основные причины списания:
- физический износ фонда (ветхость, дефекты, утрата страниц);
- устаревание содержания;
- утрата книги (при невозможности ее возврата или взыскания стоимости);
- перевод в макулатуру (например, при наличии плесени или разрушении переплета).
Что говорит нормативная база
Списание производится на основании приказа Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда». Согласно этому документу, выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов.
Акт о списании по одной из следующих причин: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность — с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда и утверждается руководителем учреждения.
При составлении акта важно указать наименование, номер и дату документа, подтверждающего решение библиотеки:
- о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд;
- о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам;
- о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам;
- документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
Все сведения должны быть сверены с учетной документацией, включая инвентарные книги и электронный каталог.
Если книгу не вернули
Нередки ситуации, когда книга была выдана читателю, но так и не вернулась в библиотеку. Что делать в таком случае?
Если взыскание стоимости невозможно, библиотека может списать книгу как утраченную. Основанием будет соответствующее решение комиссии и объяснительная записка, если это внутренний сотрудник или студент. Такие книги также вносятся в акт списания литературы с указанием причины «утрата».
Важно: подобные случаи требуют внимательного документального оформления, так как они могут вызвать особый интерес при проверке.
Что еще важно знать
Проверяющие органы внимательно относятся к обоснованности списания: как количественно (объем списания), так и качественно (аргументированность причин). Слишком большое количество списаний по одной и той же причине может вызвать вопросы. Поэтому рекомендуется формировать акты по видам причин — отдельно по ветхости, устареванию, утрате и т. д.
Кроме того, в рамках развития цифровых библиотек важно своевременно исключать устаревшие издания, если они дублируются в ЭБС.
📌 Рекомендуем почитать материал о том, как работает сервис «Книга взамен утерянной» в ЭБС Лань.
В заключение
Корректное оформление акта списания — это не просто формальность, а элемент грамотного управления библиотечным фондом. Это помогает поддерживать фонд в актуальном состоянии, готовом к проверкам и удобным для пользователей. Следуйте нормативным требованиям, формируйте компетентную комиссию, фиксируйте причины списания, и ваш акт выдержит любую проверку.
Фото: Freepik
